Бизнес-ассистент и администратор проекта

Что за роль

Администратор проекта будет поддерживать организационные процессы психолога Ксении Гебо: координировать календарь и встречи, следить за задачами команды, документами и текущими договорённостями. В зоне ответственности — как регулярная административная работа, так и подготовка эфиров, мастерских и поездок. Продажами и обработкой входящих заявок занимается отдельный сотрудник.

Что предстоит делать

• Вести календарь руководителя, проверять даты, время и ссылки, предотвращать накладки.
• Создавать ссылки на эфиры и встречи, организовывать записи, сохранять материалы и передавать их команде.
• Планировать поездки: искать и бронировать билеты, жильё и трансферы.
• Подбирать коворкинги и площадки для мероприятий, сравнивать условия и договариваться с площадками.
• Взаимодействовать с бухгалтером, контролировать счета, налоги, выплаты и документы.
• Решать организационные вопросы с банками и платёжными сервисами, разбираться с техническими затруднениями.
• Поддерживать порядок в таблицах, документах и папках; отслеживать задачи и дедлайны команды и напоминать о незакрытых вопросах.
• Помогать с подготовкой эфиров, мастерских и других мероприятий, находить нужную информацию и предлагать руководителю варианты решения.

Что потребуется

• Быстро реагировать на задачи и сохранять внимательность к датам, цифрам, ссылкам и договорённостям.
• Самостоятельно расставлять приоритеты и принимать решения в пределах своей ответственности.
• Сначала разбираться в вопросе и предлагать варианты, а не передавать руководителю каждую мелочь.
• Системно вести рабочую информацию и не полагаться на память.
• Уверенно пользоваться Google Таблицами, календарями, документами, Telegram и нейросетями.
• Спокойно переключаться между несколькими задачами и поддерживать порядок в динамичном проекте.

Что важно знать

Предусмотрены полная занятость и график 5/2; задачи распределяются в течение дня по московскому времени. В согласованное рабочее время важно быть на связи и оперативно реагировать, при этом круглосуточной доступности не требуется. Некоторые мероприятия могут проходить вечером или в выходной — такие случаи обсуждаются заранее. На старте указан оклад 50 000 ₽; сотрудничество рассчитано на долгий срок, также заявлена возможность расти вместе с проектом. После первичного отбора предусмотрено небольшое тестовое задание.