Административный менеджер

Что за роль

Административный менеджер помогает поддерживать повседневную работу отдела: ведёт документооборот, координирует оплату счетов, организует офисные процессы и встречи. В работе сочетаются задачи с документами, информацией и коммуникацией с сотрудниками и гостями. Важно внимательно работать с деталями и доводить текущие вопросы до результата.

Что предстоит делать

• Регистрировать, обрабатывать и систематизировать документы, согласовывать их и контролировать движение до подписания.
• Готовить документы к печати, копированию и сканированию, следить за их передачей и хранением.
• Получать и систематизировать счета на оплату, передавать их ответственным сотрудникам и согласовывать во внутренних CRM-системах.
• Собирать и обрабатывать информацию по доплатам линейного персонала и передавать её дальше.
• Следить за состоянием офисного пространства, переговорных и ресепшена; заказывать канцелярию, сувенирную продукцию, комплектующие и оборудование.
• Принимать и распределять звонки, встречать гостей, организовывать совещания, конференции и удалённые встречи.
• Готовить еженедельный отчёт о выполненной работе и план задач на следующую неделю.

Что потребуется

• Опыт работы в административной или координационной функции от двух лет.
• Уверенное владение ПК и MS Office.
• Опыт работы с большими объёмами информации.
• Готовность выполнять разноплановые административные задачи и помогать команде.
• Стабильный опыт работы на одном месте от двух лет.

Что важно знать

В работе будет много операционных и координационных задач, поэтому особенно важны внимательность, готовность быстро включаться в новые вопросы и последовательность в их решении. Работа проходит в одном из бизнес-центров компании в Москве, график — 5/2 с 10:00 до 19:00. Предусмотрено трудоустройство по ТК РФ; размер оклада обсуждается с успешным кандидатом.