Ведущий документовед

Описание роли

Поддержка работы дирекции библиотеки, где каждая входящая заявка, документ и поручение проходят через вас. Вы будете отвечать за полный цикл документооборота: принимать, регистрировать и систематизировать бумажные и электронные документы, своевременно отправлять запросы и уведомления, а также контролировать исполнение задач. Благодаря вашей внимательности и организованности внутренние процессы будут проходить без задержек, сотрудники получат ясные инструкции, а уровень обработки запросов повысится.

Ваши ключевые задачи:
* Оформление, вычитка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, включая бумажную почту;
* Принятие и распределение поручений между сотрудниками дирекции;
* Мониторинг сроков исполнения задач с последующим напоминанием ответственным лицам;
* Ведение архива документов и обеспечение доступа коллег к необходимым материалам;
* Взаимодействие с информационными и техническими службами для решения организационных вопросов;
* Встреча гостей, организация и контроль порядка в кабинете, предложение чая или кофе.

Уникальность вакансии

Работа в крупнейшей публичной библиотеке Москвы открывает доступ к обширным фондам редких изданий и новейшим цифровым коллекциям. Вы станете ключевым связующим звеном между коллективом дирекции и внешними структурными подразделениями, получив возможность влиять на оперативность и качество работы учреждения. Здесь ценят инициативу: ваши предложения по оптимизации процессов будут поддержаны руководством. В комфортном офисе в историческом центре города предусмотрена уютная комната для отдыха с бесплатным кофе и чаем, а дружный коллектив библиотекарей всегда готов поделиться опытом в сфере культурного наследия.

В рамках работы в дирекции библиотеки вы познакомитесь с системами электронного документооборота (СЭД), такими как «Дело» или «МойОфис Документы». У вас будет возможность освоить основы управления проектами и выстроить регламент обработки запросов с учетом приоритетов. Задачи в библиотеке сочетают в себе классические канцелярские функции и современные цифровые инструменты, что позволяет развивать навыки multitasking и уверенного владения ПК.

Поддержка дирекции включает не только рутинную работу с бумагами, но и участие в подготовке презентаций, аналитических справок и отчётов для внутренних совещаний. Вы будете взаимодействовать с внешними организациями — образовательными, культурными и муниципальными учреждениями, укрепляя партнерские связи и репутацию библиотеки. Регулярная внутренняя программа обучения позволяет сотрудникам повышать квалификацию и получать новые компетенции в области архивного дела, делопроизводства и библиотечного обслуживания.

О компании

Библиотека имени Н.А. Некрасова — одно из старейших и авторитетных культурных учреждений Москвы, основанное в 1931 году. Миссия библиотеки заключается в сохранении литературного и исторического наследия, а также в популяризации чтения среди разных поколений. Сегодня библиотека обслуживает свыше 200 000 читателей, предлагает программы по краеведению, литературным семинарам и выставкам редких изданий. Административная команда дирекции объединяет специалистов высокой квалификации, стремящихся обеспечить бесперебойное функционирование учреждения и высокие стандарты обслуживания посетителей.